Ein Fuhrpark ist für viele Unternehmen unverzichtbar. Gleichzeitig gehört er zu den Bereichen, in denen sich laufende Kosten schnell summieren. Kraftstoff, Wartung, Versicherungen, Verwaltung und ungeplante Ausfallzeiten fallen einzeln betrachtet oft kaum auf. Über mehrere Fahrzeuge und ein gesamtes Geschäftsjahr hinweg können jedoch erhebliche Beträge zusammenkommen.

Für Unternehmen mit Außendienst, Handwerksbetriebe, Speditionen oder Logistikunternehmen lohnt es sich deshalb, nicht nur auf Anschaffungspreise und Leasingraten zu achten. Entscheidend ist vielmehr, wie effizient Fahrzeuge im täglichen Betrieb eingesetzt und die damit verbundenen Prozesse organisiert werden.

Nicht nur der Fahrzeugpreis zählt

Bei der Kalkulation eines Firmenfahrzeugs stehen häufig Leasingrate oder Kaufpreis im Mittelpunkt. Die tatsächlichen Betriebskosten gehen jedoch weit darüber hinaus. Neben Versicherung, Steuer und Wartung entstehen Kosten durch Reifen, Reparaturen, Reinigung, Maut, Parkgebühren und natürlich Energie beziehungsweise Kraftstoff.

Hinzu kommt der Verwaltungsaufwand. Müssen Fahrer Belege sammeln, Auslagen abrechnen oder unterschiedliche Rechnungen einzelnen Fahrzeugen zugeordnet werden, kostet das Arbeitszeit. Bei einem einzelnen Dienstwagen mag dieser Aufwand überschaubar erscheinen. Mit zehn, zwanzig oder hundert Fahrzeugen entwickelt sich daraus jedoch ein eigener Verwaltungsprozess.

Gerade hier können Unternehmen ansetzen. Digitale Abrechnungen, einheitliche Zuständigkeiten und eine zentrale Übersicht über wiederkehrende Fahrzeugkosten machen nicht nur die Buchhaltung einfacher. Auffällige Kostenentwicklungen werden dadurch auch schneller sichtbar.

Kraftstoff bleibt ein wichtiger Kostenfaktor

Trotz des zunehmenden Anteils elektrischer Fahrzeuge spielen Diesel und Benzin in vielen gewerblichen Fuhrparks weiterhin eine zentrale Rolle. Das gilt insbesondere für Unternehmen mit Transportern, Lkw oder Fahrzeugen, die täglich lange Strecken zurücklegen.

Schon geringe Preisunterschiede können bei einer hohen jährlichen Fahrleistung spürbare Auswirkungen haben. Gleichzeitig sollte eine Tankstrategie nicht ausschließlich darauf ausgerichtet sein, den niedrigsten Literpreis zu finden. Zusätzliche Fahrwege zu einer günstigeren Tankstelle können den vermeintlichen Vorteil schnell wieder aufheben.

Neben Preis und Tankstellennetz spielt deshalb auch die Abwicklung eine Rolle. Statt einzelne Bar- oder Kartenzahlungen und Papierbelege zu verwalten, kann beispielsweise eine Tankkarte für Firmen die Kraftstoffausgaben mehrerer Fahrzeuge zentral erfassen. Für die Fuhrparkverwaltung ist dabei weniger die Karte selbst entscheidend als die Möglichkeit, Transaktionen Fahrzeugen oder Fahrern zuzuordnen und die Abrechnung zu vereinheitlichen.

Wie stark sich der deutsche Tankstellenmarkt verändert, zeigt auch der Trend zu neuen Technologien. Neben klassischen Kraftstoffen gewinnen neue Energieträger und Ladeangebote zunehmend an Bedeutung.

Leerfahrten und unnötige Kilometer vermeiden

Nicht jede Einsparung erfordert einen neuen Vertrag oder neue Technik. Besonders bei Transport- und Logistikunternehmen können bereits bessere Routen und eine realistische Einsatzplanung einen deutlichen Unterschied machen.

Unnötige Kilometer verursachen schließlich mehrfach Kosten: Der Energieverbrauch steigt, das Fahrzeug unterliegt zusätzlichem Verschleiß und dem Fahrer geht Arbeitszeit verloren. Bei Nutzfahrzeugen können außerdem Mautkosten hinzukommen.

Bei häufig wiederkehrenden Strecken lohnt sich deshalb eine regelmäßige Prüfung. Kunden, Baustellen, Lager und Lieferstellen verändern sich, während einmal festgelegte Routen häufig über Jahre beibehalten werden. Was früher die günstigste Strecke war, muss heute nicht mehr die effizienteste sein.

Daten machen Kosten vergleichbar

Eine sinnvolle Fuhrparkverwaltung benötigt keine möglichst große Datenmenge. Sie benötigt vor allem die richtigen Daten.

Kilometerleistung, Kraftstoff- oder Stromverbrauch, Wartungskosten und außerplanmäßige Reparaturen liefern bereits eine gute Grundlage. Werden diese Werte regelmäßig pro Fahrzeug betrachtet, lassen sich Ausreißer erkennen.

Verbrauchen zwei vergleichbare Fahrzeuge auf ähnlichen Strecken deutlich unterschiedlich viel Kraftstoff, kann das beispielsweise auf Fahrweise, Reifendruck, technische Probleme oder unterschiedliche Einsatzbedingungen zurückzuführen sein. Häufen sich bei einem älteren Fahrzeug Reparaturen und Ausfallzeiten, kann ein Austausch wirtschaftlicher sein als die nächste Instandsetzung.

Auch beim Tanken stehen umfangreiche Preisinformationen zur Verfügung. Die Markttransparenzstelle für Kraftstoffe des Bundeskartellamts erhält die Preisänderungen für Super E5, Super E10 und Diesel von öffentlichen Tankstellen in Deutschland und stellt diese zugelassenen Informationsdiensten zur Verfügung. Fahrer können aktuelle Preise dadurch vergleichen, ohne verschiedene Tankstellen auf Verdacht anzufahren.

Ausfallzeiten werden häufig unterschätzt

Ein Fahrzeug verursacht nicht nur dann Kosten, wenn es fährt. Gerade im gewerblichen Einsatz kann ein ungeplanter Werkstattaufenthalt wesentlich teurer sein als die eigentliche Reparatur.

Fehlt einem Handwerksbetrieb kurzfristig ein Transporter oder steht ein Lkw während einer geplanten Tour still, müssen Termine verschoben, Ersatzfahrzeuge organisiert oder Lieferungen umgeplant werden. Regelmäßige Wartung ist deshalb nicht lediglich eine technische Frage, sondern Bestandteil der wirtschaftlichen Planung.

Unternehmen sollten dabei nicht allein auf gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen reagieren. Verschleißteile, Reifen und bekannte Schwachstellen lassen sich häufig kontrollieren, bevor daraus ein ungeplanter Ausfall entsteht.

Viele kleine Prozesse ergeben einen großen Kostenblock

Fuhrparkmanagement besteht letztlich aus zahlreichen Einzelentscheidungen. Keine davon wird die Betriebskosten eines Unternehmens allein drastisch reduzieren. Zusammengenommen können optimierte Routen, transparente Kraftstoffkosten, weniger Verwaltungsarbeit, rechtzeitige Wartung und eine bessere Auslastung jedoch einen erheblichen Unterschied machen.

Besonders bei größeren Flotten lohnt sich deshalb ein regelmäßiger Blick auf die Gesamtkosten pro Fahrzeug und gefahrenem Kilometer. Dadurch wird sichtbar, welche Fahrzeuge tatsächlich wirtschaftlich arbeiten – und an welchen Stellen vermeintlich kleine Ineffizienzen dauerhaft Geld kosten.